Guide de l'exposant

1. Montage et démontage

Les heures de montage et démontage de votre kiosque, ainsi que les périodes de vente seront très strictes. Pour assurer le bon déroulement de l’événement, merci de respecter ce qui suit : aucun démontage de kiosque ne sera permis avant la fin de l’évènement établi au dimanche 27 août à 17 h, sauf sous avis contraire de l’organisateur; si vous êtes dans l’impossibilité de sortir le matériel à temps pour des raisons hors de votre contrôle, veuillez en aviser l’organisateur dans les plus brefs délais.

Date	Montage	Période de vente	Démontage
Vendredi 25 août	Entre 12 h et 17 h	—	—
Samedi 26 août	Entre 7 h et 9 h	10 h à 17 h	—
Dimanche 27 août	—	10 h à 17 h	De 17 h 15 à 18 h 30

AUCUNE circulation en voiture tolérée sur le site entre 9 h et 17 h 15 les deux jours de l’événement.

2. Stationnement des exposants

Le stationnement est gratuit pour les exposants et les visiteurs. Des espaces de stationnement sont prévus sur le site pour les exposants, en plus d’un service de navette offert matin et soir.

3. Assignation des kiosques

À votre arrivée sur l’île Saint-Bernard, notre équipe vous accueillera et vous assignera votre kiosque. Vous aurez accès à votre espace avec votre véhicule durant les heures de montage et démontage détaillées ci-haut.

Chaque kiosque loué comprend minimalement un emplacement de 10 X 10 sous chapiteau, une table de 8’ et deux chaises. Il est possible d’apporter des tables d’appoint, chaises, présentoirs, etc. Merci de prévoir les outils requis pour vos installations (tournevis, vis, duct tape, ty rap, etc.).

Tout affichage (fanions, oriflammes, roll-up…) devra être installé à l’intérieur de votre kiosque.

AUCUN AFFICHAGE ACCEPTÉ À L’EXTÉRIEUR de votre espace loué.
AUCUN ANIMAL DOMESTIQUE accepté sur l’île Saint-Bernard.

4. Kiosque de la catégorie
« aliments et alcool »

Tous les kiosques de la catégorie « Bouffe et/ou Alcool » sont munis d’un plancher avec une surface dure, lisse et lavable. Des lavabos avec eau chaude et froide seront à votre disposition dans la zone alimentaire (près du kiosque #75). Nous vous conseillons d’être très rigoureux quant au respect des normes d’hygiène et de salubrité : nous avons été avisés que le MAPAQ viendra faire une inspection à notre marché.

Si vous offrez des dégustations, nous vous recommandons de mettre du désinfectant à mains à la disposition des visiteurs.

5. Cocardes

Lors de votre arrivée à votre kiosque, vous trouverez une enveloppe sur votre table contenant deux cocardes. Nous vous demandons de porter vos cocardes durant l’événement : c’est un repère facile pour l’ensemble de notre équipe d’employés et de bénévoles.

Avec chacune des cocardes, vous trouverez deux coupons bleus et un coupon « bière ».

Coupons bleus: valides pour un café et une viennoiserie (kiosque #75 entre 8 h et 10 h les deux matins).
Coupon « bière »: valide pour un cocktail gratuit, à consommer pendant le week-end (kiosque #75 entre 10 h et 17 h).

Merci d’apporter vos tasses pour le café et vos bouteilles pour l’eau!

6. Vente d’alcool

Nous rappelons aux exposants qui feront la vente d’alcool lors de l’évènement de déclarer leur présence auprès de la Régie des alcools du Québec. Notez qu’en tant qu’organisateur de l’événement, Héritage Saint-Bernard aura son permis de réunion de la RACJ

7. Vente de produits alimentaires

Nous rappelons aux exposants qui feront la vente de produits alimentaires lors de l’évènement à détenir les permis nécessaires auprès du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) et à les afficher lors de l’évènement.

8. Glace et monnaie

Pour ceux qui utilisent de la glace pour tenir leurs produits au frais, Héritage Saint-Bernard pourra vous dépanner avec des sacs de glaces, en échange d’un coût supplémentaire – notez toutefois que les quantités sont limitées (kiosque #75). Pour les ventes en argent, l’exposant devra prévoir suffisamment de monnaie puisque Héritage Saint-Bernard n’offrira pas le service de change de monnaie.

9. Service de retrait

A bank note withdrawal service (ATM) will be offered at the Hôtel Manoir D’Youville, located on the Écomarché de l'île site.

10. Entreposage des produits

Comme il y a une forte présence de ratons laveurs sur le site, nous vous recommandons de ne laisser aucun produit odorant sous votre chapiteau la nuit (aliments, savons, etc.). Aussi, bien qu’un gardien de nuit soit présent lors des nuits du vendredi au dimanche, nous vous conseillons de ne pas laisser d’objets de valeur dans votre kiosque.

11. Zéro Déchet

Fier d’avoir remporté le prix Vivat Événement écoresponsable de l’année au Québec lors de l’édition 2019 de l’Écomarché de l’île, Héritage Saint-Bernard poursuit ses efforts et tend vers le zéro déchet.

Nous vous rappelons qu’une clause de votre contrat d’exposant stipule que vous vous engagez à :

Utiliser uniquement des assiettes, ustensiles, serviettes et autres contenants recyclables ou compostables. Pour tout autre matériel, vous aurez à obtenir notre autorisation ;
N’offrir aucun sac de plastique aux visiteurs ;
Ne pas distribuer de prospectus ou autre forme d’information en format papier ;
Prévoir une tasse pour le café et bouteille pour l’eau ;

Diminuer les déchets au maximum.

12. Restauration

Pour vous rassasier, la zone alimentaire de l’événement sera composée minimalement de deux kiosques et deux foodtrucks.

Sur le tertre de l’île Saint-Bernard, le Café de l’île (Pavillon de l’île) et le Bistro La Traite constitueront deux offres alimentaires complémentaires – mais qui risquent d’être très occupées! Nous vous recommandons d’apporter votre lunch et breuvage pour plus d’autonomie à votre kiosque.

13. Hébergement

L’Hôtel Manoir D’Youville, situé à même le site de l’Écomarché de l’île, peut vous accueillir lors de l’événement. Il s’agit de chambres modestes et abordables. Un rabais est offert aux exposants pour le week-end de l’événement : 85 $ pour une chambre avec salle de bain commune et 109 $ pour une chambre avec salle de bain. Tous les prix sont taxes en sus. Réservation par téléphone seulement en mentionnant le bloc de chambre « Exposant Écomarché » : 450 692-8291 | https://manoirdyouville.ca/

LE CAMPING (TENTE, VR, ETC.) N’EST PAS PERMIS sur l’île Saint-Bernard.

14. Lancement de l’événement

Le samedi 26 août 14 h 30, Héritage Saint-Bernard rassemblera les partenaires de l’événement ainsi que des élus de la région pour un petit événement médiatique sur la scène principale (près de la zone alimentaire).

15. Exposant coup de cœur

Lors de l’événement, les visiteurs seront invités à voter pour leur exposant coup de cœur! N’hésitez pas à inviter le public à voter pour vous! L’exposant coup de cœur obtiendra 50% de rabais pour son inscription à l’édition 2024 de l’Écomarché de l’île. Le vote pour l’exposant coup de cœur se fera par le biais d’un formulaire en ligne, accessible avec un code QR (affiches disposées un peu partout sur le site).